Article de Jordi Casas Sánchez, secretari del Col·legi de Farmacèutics de Barcelona.

Ens trobem en un moment en el qual la disrupció que han suposat les tecnologies digitals a qualsevol nivell ja no es discuteix, i així qualsevol organització les està adoptant en major o menor mesura. Fins i tot conceptes com «cloud», «IoT» o «Big Data», que fa poc eren desconeguts per a la majoria, actualment formen part del vocabulari quotidià.

No obstant això, el procés de transformació digital d’una organització no es limita a seguir fent el mateix però incorporant la corresponent eina electrònica, sinó que es tracta d’un canvi molt més profund que afecta a la manera de procedir de tota una estructura.

Sembla que tothom fa referència a la necessitat de dur a terme una transformació digital en honor de la supervivència. De fet, una cerca ràpida en Google de digital transformation ofereix més de 20 milions de resultats en els quals s’explica amb detall el concepte, la necessitat i els passos, i es detalla la manera d’escometre tal procés. La transformació digital suposa incorporar de manera estratègica els recursos digitals disponibles per optimitzar els procediments que es realitzen. És per això que una de les majors dificultats radica a incorporar aquesta mentalitat en la cultura de l’organització. Al moment actual, doncs, ja no es tracta d’un procés optatiu, sinó que és imprescindible que les organitzacions se submergeixin en un procés continu de trasformació digital si no volen quedar obsoletes. I els col·legis professionals no són una excepció: si volen continuar sent eines eficaces per al desenvolupament professional i útils per a la població, han d’adaptar-se a la realitat social i tecnològica que els envolta.

Recepta electrònica: el canvi més significatiu

En aquest sentit, potser el canvi més significatiu i reconegut en el sector farmacèutic ha estat la implementació dels diferents sistemes de recepta electrònica, sense els quals avui dia seria impensable el funcionament de la farmàcia. Per impulsar el projecte de recepta electrònica va ser necessària la convicció d’aquelles persones que van creure en la necessitat d’actualitzar, transformar i millorar tot el procés de prescripció, dispensació i facturació de les receptes. Més enllà del canvi de suport de la prescripció, la recepta electrònica ha suposat un canvi radical en la manera de treballar i en les funcionalitats que l’eina permet a través del registre de l’activitat professional i de l’historial farmacoterapèutic dels pacients, que probablement encara no s’estan explotant amb tot el seu potencial. Un futur proper ens portarà la incorporació de filtres intel·ligents en la dispensació, avisos de primera dispensació o indicadors per a la presa de determinats medicaments, que han de servir per millorar l’atenció prestada al pacient al moment de la dispensació.

El procés de transformació digital al COFB

El Col·legi Oficial de Farmacèutics de Barcelona (COFB) va iniciar fa anys un procés de transformació dels seus processos amb l’objectiu d’incorporar les eines digitals tant per millorar els processos interns, com per agilitar i facilitar la relació amb el col·legiat. La necessitat d’acreditar la dispensació en el sistema de recepta electrònica va suposar l’adopció del certificat digital com a eina d’identificació digital del farmacèutic i l’entrada del COFB al capital de Firmaprofesional. A nivell comunicatiu, es van eliminar les publicacions en format paper, que van ser substituïdes per un enviament més àgil de newsletters i comunicats online, amb la integració de les xarxes socials. L’enviament de la documentació de facturació a través de missatgeria postal també va ser substituït per la creació d’un espai situat en la BBS del Col·legi, al que pot accedir-se amb el certificat digital del titular, que inclou tota la informació relativa a la facturació i liquidació i els indicadors de qualitat de la dispensació, i que també serveix de circuit de comunicació de les devolucions i permet la presentació de les corresponents al·legacions. En altres àmbits col·legials, destaca la creació –juntament amb el Col·legi de Farmacèutics de Madrid– de la plataforma de formació online Ágora Sanitaria, i l’adaptació de diferents eines digitals en l’àmbit formatiu. Així mateix, també va suposar un gran canvi la introducció del sistema de vot electrònic per a consultes entre la massa col·legial i com a mecanisme de votació en l’últim procés electoral.

Canvis en la relació amb les Administracions Públiques

Ocasionalment, també succeeix que factors externs obliguen a les organitzacions a adaptar-se o bé acceleren els processos ja iniciats. Al mateix temps que des del Col·legi s’estaven adaptant els processos de tramitació d’expedients, es va publicar la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques. Aquesta Llei, que introdueix molts altres canvis, obliga, com recull en el seu article 14, «a relacionar-se a través de mitjans electrònics amb les Administracions Públiques per a la realització de qualsevol tràmit d’un procediment administratiu als qui exerceixin una activitat professional per la qual es requereixi col·legiació obligatòria, per als tràmits i actuacions que realitzin amb les Administracions Públiques en exercici d’aquesta activitat professional». Atès que els col·legis professionals, com a corporacions de Dret Públic, estan subjectes a aquesta Llei, a partir d’aquest moment Col·legi i col·legiat hauran d’interaccionar electrònicament d’acord amb la forma que s’estableix en la citada norma per a qualsevol tràmit que el col·legiat realitzi que estigui relacionat amb les funcions que el Col·legi efectua per delegació de l’Administració sanitària corresponent. També estan subjectes a aquesta obligació els tràmits derivats de l’exercici de les competències pròpies atorgades per la Llei de Col·legis Professionals, com per exemple aquells tràmits que afecten la col·legiació o a l’activitat de Deontologia.

Interacció electrònica

En aquests moments, el COFB es troba immers en el procés d’eliminar el paper i adoptar procediments digitals com a mitjà per a la completa tramitació electrònica de l’expedient. Això inclou habilitar un espai per a la presentació d’instàncies de manera electrònica, que inclogui la possibilitat d’incorporar documentació annexa, la gestió de l’expedient de manera electrònica, la incorporació de la signatura digital amb estampat de temps a les resolucions i oficis que es derivin, així com la seva posterior notificació electrònica als interessats.

De fet, aquest últim punt –la notificació electrònica o telemàtica– ha estat un dels tràmits més difícils d’incorporar, ja que, de la mateixa forma que es garanteix la recepció d’una carta certificada enviada per correu postal, és indispensable assegurar el lliurament fefaent del correu electrònic que conté l’ofici que suposa l’inici dels terminis dels tràmits administratius. Per a això, ha estat necessari recaptar la base de dades dels correus electrònics expressament designats per part dels col·legiats per a les comunicacions i notificacions legalment vàlides, així com el número de telèfon per als avisos corresponents. També ha estat necessària la contractació d’un tercer de confiança per al servei de notificació electrònica que garanteixi de manera fefaent tant el lliurament del correu electrònic, com el contingut d’aquest.

Nous reptes dels Col·legis

En un moment en el qual es debat sobre el futur dels Col·legis i de la professió farmacèutica en general, l’evolució no pot anar deslligada de la realitat sociotecnològica de l’entorn. La serialització, el comerç electrònic, la utilitat del mòbil en el context de la farmàcia, la ciberseguretat  o la gestió de les dades sanitàries són alguns dels reptes tecnològics als quals ja hem de donar resposta, i els Col·legis han de tenir un paper clau en aquesta transformació.

Traducció de l’article publicat a El Farmacéutico, 12/3/2018